À propos des desserts classiques
Classic Desserts est un fabricant de desserts de premier plan basé au Royaume-Uni, fournissant aux points de vente au détail et aux distributeurs les meilleures pâtisseries surgelées, gâteaux, puddings au caramel et autres délices savoureux à base de
des ingrédients de la plus haute qualité.
L'entreprise a commencé à utiliser VicinityFood avec son système QuickBooks Online. Lorsqu'il est devenu évident que QuickBooks limitait sa croissance, elle a effectué une transition en douceur vers Microsoft Dynamics 365
Business Central a réalisé encore plus de valeur grâce au système de fabrication par lots VicinityFood.
POINTS FORTS:
• TRANSITION FACILE DE QUICKBOOKS À DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL
• TRAÇAGE DES LOTS RÉDUIT DE 4 HEURES À 4 MINUTES
• UN CONTRÔLE PRÉCIS DES STOCKS RÉDUIT LES COÛTS DE 40 %
Le défi
Lorsque Classic Desserts a démarré, QuickBooks Online était la solution logique pour répondre à ses besoins comptables. Il manquait de fonctionnalités spécifiques à la fabrication, et l'entreprise s'appuyait donc sur des processus manuels fastidieux pour gérer la planification, le suivi des lots, la gestion des stocks, etc.
En tant que fabricant de produits alimentaires certifié par le British Retail Consortium (BRC), Classic Desserts est soumis à des audits de traçabilité surprise qui l'obligent à produire des rapports de traçabilité des lots en seulement 4 heures. S'il ne s'y conforme pas à temps, il risque de perdre sa certification et la plupart de sa clientèle.
Le suivi des stocks de matières premières constituait un autre problème. Il était impossible de mesurer avec précision l’utilisation des ingrédients et les commandes de fournitures supplémentaires se faisaient en fonction d’une « estimation » des besoins à venir à la fin de chaque mois, ce qui bloquait souvent un fonds de roulement précieux dans des stocks excédentaires pour éviter les ruptures de stock.
Avantages de QuickBooks avec VicinityFood
Malgré les défis, Classic Desserts a connu une croissance rapide. Il est devenu évident qu'une solution logicielle de fabrication par lots était nécessaire pour répondre plus facilement aux exigences réglementaires et obtenir un meilleur contrôle sur les stocks, l'entreposage et les processus de production.
© Desserts classiques
Requêtes de lots et traçabilité
Ben Shamash, directeur de Classic Desserts, déclare : « Les requêtes de lots et les rapports de traçabilité dans VicinityFood sont tout simplement fantastiques. Ce qui nous prenait auparavant 4 heures, nous pouvons désormais le faire en quelques minutes seulement. Cet avantage est comme le jour et la nuit pour nous. »
Précision de l'inventaire
Par le passé, l'entreprise ne suivait pas la consommation de matériaux ou d'ingrédients au jour le jour, mais effectuait plutôt des ajustements de fin de mois lorsque le stock était épuisé.
Selon Ben, « ce n’est pas une façon efficace de gérer un entrepôt, car vous travaillez avec un fonds de roulement plus élevé. VicinityFood nous oblige à examiner ce qui sera fabriqué au cours des 8 à 12 prochaines semaines, ce qui nous permet de décider quand nous achetons des choses pour conserver moins de stock. Nous examinons également les dates d’achat de tous les ingrédients de notre entrepôt, ce qui réduit le nombre de produits périmés que nous radions. »
De QuickBooks à Microsoft Dynamics 365 Business Central
Au fil du temps, il est devenu évident que QuickBooks les empêchait de faire évoluer leurs opérations vers un niveau supérieur. L'entreprise a décidé de migrer de QuickBooks Online vers Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Avec l’aide d’un revendeur local Microsoft Dynamics VAR, ils ont rapidement été en mesure d’utiliser le nouveau système Business Central.
Classic Desserts apprécie le fait que Microsoft Dynamics 365 Business Central soit un système plus ouvert, permettant un accès approfondi aux données de l’entreprise qui peuvent être exploitées pour des rapports et des visualisations avancés à l’aide de Power BI. Cependant, Business Central ne gère que la fabrication discrète, sans les fonctionnalités nécessaires aux fabricants de lots pour produire une analyse précise du rendement, gérer les processus d’assurance qualité et d’autres fonctions critiques. VicinityFood était toujours un élément clé. L’équipe de Vicinity a intégré en douceur VicinityFood à Business Central pour compléter le nouveau système de comptabilité, d’inventaire, d’entreposage et de contrôle de la production de bout en bout.
Avantages de Microsoft Dynamics 365 Business Central avec VicinityFood
VicinityFood, désormais intégré à une solution ERP complète, est en mesure de travailler pour Classic Desserts de nouvelles façons. Ben mentionne : « Je savais que certaines fonctionnalités de VicinityFood ne fonctionnaient pas sur QuickBooks, comme le suivi des dates d'expiration. C'est essentiel pour nous car nous avons de nombreux produits différents en cours de fabrication avec une courte durée de conservation. Nous pouvons désormais suivre tout cela dans Business Central. »
Planification par lots
Par le passé, Ben passait beaucoup de temps à créer manuellement des tickets de lot. Grâce aux outils de planification des ressources de fabrication (MRP) de VicinityFood, il peut charger le produit fini, ce qui permet au système de détailler tous les composants et de créer les tickets de lot. Désormais, la planification des lots pour le jour suivant prend quelques minutes au lieu de plusieurs heures.
Codes-barres et surveillance des performances
Classic Desserts a également pu mettre en œuvre son plan visant à utiliser des lecteurs de codes-barres dans son entrepôt et ses sites de production. Ce nouveau système leur permet d'enregistrer l'emplacement où sont stockées les marchandises reçues, le numéro de lot Julian (une forme de datation du lot) pour garantir la fraîcheur et de suivre les ingrédients tout au long du processus de production.
© Adobe Stock/ littlewolf1989Ben déclare : « Le suivi et les rapports de VicinityFood ont vraiment aidé notre culture d’entreprise. Par le passé, lorsque notre personnel de production terminait sa journée de travail, nous ne pouvions pas lui donner de retour sur ses performances. Désormais, ils savent quand ils ont eu une bonne journée et comment cela a eu un impact positif sur l’entreprise. Les gars de l’entrepôt sont satisfaits de leur travail et ils sont impatients d’essayer de battre leurs chiffres pour améliorer encore la situation demain. Grâce à VicinityFood, nous avons de meilleures conversations au sein de l’usine sur les performances. »
Un excellent support permet d'atteindre les objectifs futurs
Depuis l'ajout du système VicinityFood, Classic Desserts a connu une croissance d'environ 80 % et a toujours des projets ambitieux pour l'avenir. Dans le cadre de ce plan, Classic Desserts entend exploiter davantage de fonctionnalités de Vicinity, notamment la planification de la production et l'assurance qualité.
En parlant de sa relation avec l'équipe de Vicinity Software, Ben déclare : « L'équipe de Vicinity a été très serviable et leur temps de réponse a toujours été excellent, même avec le décalage horaire. Nous donnons notre avis et ils continuent de proposer de nouvelles fonctionnalités. En ce moment, je suis l'homme le plus heureux du monde, honnêtement. La seule chose qui me fait du mal, c'est que je n'utilise pas assez VicinityFood. Il y a encore d'autres choses que je dois débloquer et c'est excitant pour moi de savoir que c'est là. »
